Voorkom dubbele invoer met de Travelplan module

De Travelplan BackOffice module stelt je in staat om reisplannen samen te stellen. Dit kan op basis van: bouwstenen, complete voorbeeldreizen, losse elementen (auto, hotel, excursie) of combinaties hiervan.

Per regel kun je aangeven of dit voor alle reizigers of enkele reizigers geldt. De prijs wordt per reiziger uitgerekend. In combinatie met andere modules, zoals de kostprijsberekening of verzekeringenmodule, kun je het gehele proces automatiseren.

Een Travelplan kan één of meerdere statussen bevatten, b.v. 'offerte', 'geboekt' of 'niet geboekt'. Het wijzigen van de status is voldoende om de volgende fase in te gaan, wanneer een klant aangeeft de reis te willen boeken. De boekingsbevestiging of factuur komt er dan uit rollen i.p.v. de offerte. Het welbekende, vervelende opnieuw moeten invoeren van namen, reisdata en andere info., behoort zo tot het verleden.

Een upgrade met de Visual Tour Builder (VTB) is zeker een aanrader, wanneer je veel uitgebreide offertes op maat samenstelt. De VTB kan de offerte ook als interactieve website aan de reizigers presenteren.

De mogelijkheden zijn te uitgebreid om hier allemaal op te sommen. In een vrijblijvende, persoonlijke demo laten wij je graag meer zien.

Het bijhouden van allotment en stopsales

Met deze module kun je per hotel en kamertype het allotment bijhouden, inclusief datum release.

In een overzichtelijke cockpit zie je alle toekomstige allotments, alsmede in hoeverre die ook zijn benut. Boekingen die nog geen gebruik maken van het allotment worden ook aangegeven.

Bij het aanmaken van een Travelplan geeft het system een melding, wanneer er een allotment beschikbaar is.

Geeft het hotel een stop-sales door, dan kan dat ook in het systeem worden ingevoerd.

Geavanceerde koppeling met Beddenbanken

De TravelSpirit BackOffice en de Visual Tour Builder hebben beiden koppelingen met een reeks beddenbanken. De meesten daarvan werken via de technische koppeling van ANIXE.

Je zou bv. in de VTB kunnen zoeken op alle hotels met vijf sterren in een bepaalde plaats of binnen een straal van tien kilometer ten opzichte van een bepaald punt.

Alleen de accommodaties die in de gekozen periode beschikbaar zijn, worden getoond met kamerprijzen.

Afhankelijk van de afspraken die je hebt met een beddenbank, kunnen ook foto's, kenmerken en teksten in bv. de online offerte worden gebruikt.

Last but not least zal TravelSpirit een boeking automatisch doorgeven aan de beddenbank!

Het boekingsformulier maakt boeken voor de klant laagdrempelig

Je herkent het vast: Je sluit een nieuwe verzekering af bij je adviseur en krijgt een stapel formulieren die je moet invullen met allerlei gegevens die al lang bekend zijn.

Met het online boekingsformulier van TravelSpirit, maak je het boeken voor de klant laagdrempelig. De bekende gegevens zijn al ingevuld en opties hoeven alleen te worden aangeklikt. Het totaalbedrag wijzigt direct mee.

Het boekingsformulier kun je als 'link' naar de klant mailen, of direct integreren met de VTB web offerte. Dit alles kan de conversie en upselling verhogen.

Optioneel kun je het formulier automatisch laten verwerken in het CRM en de BackOffice.

Toon je klant diens bijdrage t.g.v. de CO2 uitstoot

TravelSpirit heeft een koppeling met Atmosfair dat, aan de hand van de vluchtgegevens,

de Co2 uitstoot en het te compenseren bedrag kan berekenen.

De gegevens worden opgeslagen in het Travelplan, zodat ze op bv. de factuur of offerte aan de reizigers kunnen worden getoond.

Individuele groepsreizen of per club kan beiden!

Voor de reisspecialist die (ook) groepsreizen aanbiedt, heeft TravelSpirit een aantal interessante modules.

Voor groepsreizen van één club, bv. de duikvereniging, kan een Travelplan worden gemaakt met alle deelnemers. Dit kan door middel van NoNames, zolang de namen nog niet bekend zijn, en het exacte aantal nog niet bekend is. De vereniging kan een Excelbestand met namen aanleveren, dat geïmporteerd kan worden, of gebruik kan maken van het online boekingsformulier. De personen kunnen in kamers ingedeeld worden en het systeem "spuugt" allerlei overzichten uit, zoals deelnemerslijsten, kamerlijsten of een ophaallijst voor de buschauffeur.

Dan zijn er natuurlijk ook groepsreizen, waarop deelnemers zich individueel kunnen inschrijven. Vaak is dit op één of meerdere, vaste vertrekdata. In TravelSpirit kun je bijhouden wat de kosten zijn, de allotment per reis of element is, en kun je zien hoeveel deelnemers zich al hebben ingeschreven.

In combinatie met de Single Point of Entry module, kunnen deze gegevens doorgegeven worden aan de website. Per reis kan daar worden getoond of die met zekerheid doorgaat, of dat er nog te weinig inschrijvingen voor zijn. Een boeking aannemen en verwerken vanaf de website, kan ook!

Meerdere kantoren, afdelingen, labels, etc..?

Beschikt je bedrijf over meerdere kantoren, afdelingen, labels of handelsnamen?

Met TravelSpirit is het mogelijk om dit vanuit één omgeving te administreren.

Op basis van de afdeling kan bepaald worden welke uitstraling de offerte krijgt, of naar welke grootboeknummers de omzet geboekt moet worden.

In combinatie met de Taken module is het mogelijk om taken aan een afdeling toe te wijzen en bv. op de dag zelf pas te verdelen onder de medewerkers.

Maps en routebeschrijvingen

Verrijk de offerte of reisbescheiden met één of meerdere kaartjes van Google Maps of Open streetview.

Per product (hotel, excursie, etc...) wordt het met deze uitbreiding mogelijk om de locatie te pinpointen. De latitude en longitude worden gebruikt om op de output een routekaart of locatiekaartje te tonen.

Optioneel kan er ook een Google routebeschrijving worden toegevoegd aan de reisbescheiden.

Bij de Visual Tour Builder zijn deze mogelijkheden standaard al inbegrepen en kan er zelfs een interactieve kaart worden gebruikt.

Bescheiden naar klant in verschillende schriften

Het TravelSpirit systeem is in het Nederlands en Engels beschikbaar. Het beschikt over een spellingschecker in verschillende talen.

Daarnaast is het ook mogelijk om bv. facturen of offertes in een andere taal naar de klant te sturen. Per contact of Travelplan kan de gewenste taal worden ingesteld.

We hebben ook ervaring met het arabische en cyrillische schrift, alsmede diverse uit het Aziatisch continent afkomstige schriften.

Deel bepaalde info. desgewenst met je klant

Laat de klant inloggen in een 'Mijn Omgeving'. Van daaruit kun je verschillende zaken met de reizigers delen in het TravelSpirit backoffice systeem.

Denk daarbij aan facturen, reisbescheiden en links naar de verschillende offertes.

Per offerte kan de klant eventueel direct een boekingsformulier invullen.

In Mijn omgeving kan de klant ook de betalingen regelen en zien of die verwerkt zijn.

Het ontwerpen en bouwen van de Mijn Omgeving module kan in samenwerking met uw eigen website bureau of met een van onze webbouwers.

Koppeling naar de reisApp van Appit

Vanuit TravelSpirit hebben we een perfecte integratie met de reisApp van het Belgische Appit. Zo maak je optimaal gebruik van de veelzijdigheid van deze krachtige App. Je stuurt gemakkelijk alle reis- en productinformatie naar de mobiele app vanuit een Travelplan. Appit presenteert vervolgens een overzichtelijk dag-tot-dag schema met foto's, excursies en aanbevelingen. En wanneer er wijzigingen zijn in het reisprogramma worden deze onmiddellijk in de app bijgewerkt, zodat alle informatie altijd up-to-date is.

Zowel reizigers als reisorganisaties ervaren de voordelen van de gebruiksvriendelijke app. Dankzij deze gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid kunnen klanten van TravelSpirit snel en gemakkelijk van start gaan met een mobiele app.

“ Vergeet gedrukte reisprogramma’s, Word- en PDF-documenten. Met Appit maak je eenvoudig een digitaal reisprogramma aan. Van bestemming tot accommodatie, van schema's tot reisinformatie & documenten, en nog véél meer! “
Jimmy Buckinx, Projectmanager Appit

Benieuwd hoe dit in zijn werking gaat? Bekijk de online demo 

Alvast meer zien? Bekijk sfeerimpressie reisApp

Een online boekingssysteem dat ontzorgt!

Met de 'Single Point of Entry' module is het niet meer nodig om gegevens over elementen, bouwstenen of voorbeeldreizen, op meerdere plekken bij te houden, zoals in het backoffice systeem en op de website. De omschrijving van het hotel gaat bv. naar de website en de uitgebreidere omschrijving komt op de offerte.

TravelSpirit levert 'Software Development Kits' en koppelingen met CMS systemen, zoals WordPress. Zo kun je gebruik maken van de eigen webbouwer, maar ook met één van onze webbouwers een samenwerkingsverband aangaan.

In de BackOffice kun je de prijzen tot op element - en periodeniveau invoeren, inclusief de "gekste" specials die de leveranciers kunnen verzinnen. Denk aan 7=6, schoonmaakkosten, toeristenbelasting, early bird, weekendtoeslagen, etc..

Bij een pakketreis worden al deze prijzen voor het hele jaar berekend, zodat op de website een kalender met een prijs per dag getoond kan worden, zonder vervelende waiting-spinners.

Een boeking wordt automatisch in het BackOffice systeem verwerkt, wanneer deze op de site geplaatst is, zodat daar de verdere afhandeling kan plaatsvinden. Denk hierbij aan het bestellen bij de leveranciers, de financiële afhandeling en het doorsturen ervan naar de boekhouding.

Van alle branches bij elkaar weet de reisspecialist het best dat afbeeldingen zeer belangrijk zijn. Een upgrade van het systeem met onze MediaSpirit module, zorgt voor een snellere website en mooiere beelden.

Unieke presentatie van de reisofferte

Met de TravelSpirit BackOffice en/of de Visual Tour Builder maak je reisplannen voor de klant op een intuïtieve en gemakkelijke manier.

Je kunt het reisplan aan de klant op traditionele wijze presenteren als PDF, maar ook als gepersonaliseerde website! Benut mogelijkheden die het internet biedt, zoals van het tonen van video's!

De webdesigner bepaalt hoe de (mini)website eruit ziet, dus geen vaste templates! Kies een uitstraling die past bij je bedrijf. Elke wijziging in het reisplan is direct zichtbaar in een ander browser-window. Nog even wat teksten fine-tunen? Dat kan live in de offerte!

Inlezen en verwerken van PNR's

TravelSpirit heeft een koppeling met:
Amadeus - AIR
Galileo - MIR
Sabre - PNR
Wordspan - TAIR
Farefinder

PNR gegevens worden vanuit de CRS systemen in een queue geplaatst. Vervolgens worden ze ingelezen en verwerkt in een Travelplan. Ticketnummers, EMD nummers, vluchtschema's en namen lopen automatisch door.

Ben je IATA en ontvang je afrekeningen van de BSP, dan kun je de inkoopfacturen module uitbreiden met BSP matching.

Diverse mogelijkheden voor werken met resellers

Werkt jouw bedrijf met resellers, zoals reisbureaus of ZRA's? TravelSpirit heeft daarvoor diverse mogelijkheden.

Er is voorzien in, zowel de werkwijze waarmee de reiziger rechtstreeks door de touroperator wordt gefactureerd, als die waarmee de agent een netto factuur krijgt. Dit geldt zelfs voor de variant, waarin de factuur naar het hoofdkantoor van de ZRA gaat.

In het CRM kun je relaties aan elkaar koppelen, zodat je weet welke agent hoort bij welke klant en ook kunt zien welke andere klanten via deze agent zijn binnengekomen.

De output (offerte, factuur, reisbescheiden) kan zonder omhaal worden doorgestuurd, omdat je die als touroperator al direct kunt genereren in de huisstijl van de agent.

Je kunt ook nog de vrijheid gunnen aan bv. de ZRA, om de offerte - binnen een door jou bepaalde bandbreedte - zelf aan te passen. Met onze unieke Visual Agent Tool, kan de agent rechtstreeks in de offerte de aanpassingen doen. De offerte kan in PDF zijn, of als website zijn opgemaakt! What You See is What You Get!

Ben je zelf ZRA? Wij brengen je graag in contact met touroperators die deze mogelijkheden bieden!

Berekenen reis - en annuleringsverzekeringen

Steeds vaker heeft een deel van de reizigers een doorlopende reis- en/of annuleringsverzekering. Het uitrekenen wat de verzekering en assurantiebelasting voor de resterende deelnemers bedraagt, is daardoor erg lastig.

Deze module neemt de taak van je over. Daarnaast kunnen we exports activeren voor de Europeesche, zodat je deze door middel van upload CSV kunt aanbieden.

Creëer meerdere taken in één keer op basis van de reis

Er moet veel gebeuren, wanneer de klant boekt. Denk aan reisbescheiden en facturen verzenden, bestellingen plaatsen, aanbetalingen checken, tickets printen, etc..

Deze module maakt al die taken in één keer aan, bijvoorbeeld op basis van de vertrekdatum.

Stel je voor dat zes weken voor vertrek net op een zondag valt. Je kunt dan bepalen of dit naar de maandag of de vrijdag ervoor verplaatst moet worden.

Net als bij de taken module, bestaat een taak uit een zichtbaarheidsdatum met deadline. Taken die nog niet relevant zijn, worden daarom ook nog niet getoond in de takenlijst van de gebruiker, maar wel in de contacten cockpit van de klant!

Voor deze module is de aanschaf van de taken module noodzakelijk.

De Travel Agent Tool (ZRA-module) is speciaal ontwikkeld om de samenwerking tussen touroperators en ZRA's te vereenvoudigen. Touroperators zetten via deze gebruikersvriendelijke tool offertes klaar en reisagenten kunnen deze offertes gemakkelijk personaliseren. Zo werken beide partijen efficiënter samen en behoudt de reisagent zijn eigen merkidentiteit.

In de Travel Agent Tool bepaalt de touroperator wat de reisagent mag aanpassen. Deze heeft daarbinnen vervolgens de volledige vrijheid om logo's, teksten, foto's en de marge te wijzigen in de offerte.

Wil de eindklant wijzigingen aanbrengen in het reisschema? In de Travel Agent Tool doet de touroperator dat op verzoek van de ZRA, zonder dat de eerdere wijzigingen in de offerte verloren gaan. Dankzij de Travel Agent Tool wordt een reisagent niet als reisorganisator aangemerkt. Die eindverantwoordelijkheid blijft bij de touroperator.

De Travel Agent Tool werkt naadloos samen met de Visual Tour Builder.

Nieuwsbericht: Offertemodule slaat brug tussen Reisagent en Touroperator >>