Wat kost de TravelSpirit Backoffice?
Voor elke type reisorganisatie bieden wij een passend abonnement inclusief de backoffice.
De TravelSpirit
BACK
OFFICE
Nooit meer een taak vergeten. Altijd alle communicatie met je klant overzichtelijk bij elkaar. Continu inzage in de actuele status van al je dossiers. Kortom, maak jouw reisbedrijf super efficiënt, verhoog de klanttevredenheid en maak je klaar voor de toekomst met onze backoffice module.
- De TravelSpirit Backoffice
- Bestellingen
- CRM
- Fotobeheer (MediaSpirit)
- Telefonie
- Facturen maken
- Emails
- Business Intelligence
- Workflow Management
- Documenten
- Travelplans & Producten
“Het handmatig opnieuw invoeren van gegevens is daarmee verleden tijd.”
De TravelSpirit Backoffice
Met de backoffice kun je reisvoorstellen samenstellen op basis van bouwstenen, voorbeeldreizen, losse elementen zoals auto, hotel en excursies, of combinaties hiervan.
Per regel kun je aangeven of iets voor alle reizigers of een enkele reiziger geldt, en de prijs wordt per reiziger berekend. Met extra functies zoals kostprijsberekening en verzekeringen kun je het hele proces automatiseren.
Een Travelplan kan statussen hebben zoals 'offerte', 'geboekt' of 'niet geboekt'. Bij een statuswijziging wordtautomatisch een boekingsbevestiging of factuur gegenereerd. Het handmatig opnieuw invoeren van gegevens is daarmee verleden tijd.
“Het verzamelen, opslaan en beheren van alle relevante informatie met betrekking tot klanten, leveranciers en andere contacten op één plek.”
CRM
Het verzamelen, opslaan en beheren van alle relevanteinformatie met betrekking tot klanten, leveranciers en andere contacten op één plek. Ieder contact heeft zijn eigen contacten cockpit, waar alle gegevens gemakkelijk terug te vinden zijn.
Je kunt bijv. de interesses van reizigers bijhouden, zoals luxe, avontuurlijke of sportieve reizen en verschillende relatielabels toepassen, relatielabels toepassen, zoals ‘terugkerende klant’ of 'VIP'. Maar ook verschillende soorten relaties vastleggen, zoals ‘medereiziger’, ‘partner’, ‘reisagent’ of ‘thuisblijver’.
Door aanvullende informatie zoals de reisvoorkeuren van reizigers te bewaren vergroot je de kans dat ze terugkerende klanten worden.
Telefonie
Het is mogelijk om TravelSpirit te koppelen met de bedrijfs VOIP telefooncentrale. Zo kun je bijv. functies zoals een keuzemenu en call routing instellen. En dat niet alleen, voordat de telefoon wordt opgenomen, zie je op het scherm welk contact het betreft en klik je snel door naar de contactencockpit. Daar vind je bijvoorbeeld het laatste emailcontact met de klant, de reis die hij gaat maken, of het een repeater betreft, etc.
De meest uitgebreide koppeling is met WeCloudIT. Bij deze aanbieder is het zelfs mogelijk om gesprekken terug te luisteren vanaf de gesprekkenlijst, een binnenkomend gesprek automatisch te verbinden aan de juiste verkoper, of direct een klant te bellen zonder het nummer opnieuw te hoeven intoetsen.
“Medewerkers kunnen eenvoudig voortwerken via gedeelde mailboxen, waar ze e-mails van collega’s inzien en oppakken.”
Emails
TravelSpirit maakt digitaal samenwerken snel en efficiënt. Medewerkers kunnen eenvoudig voortwerken via gedeelde mailboxen, waar ze e-mails van collega’s inzien en oppakken.
Handmatig mapjes organiseren is verleden tijd. Met TravelSpirit Mail kun je taken toewijzen, e-mails markeren en templates gebruiken.
Automatische acties, zoals het labelen van offertes, zijn eenvoudig in te stellen. In de contacten cockpit stel je snel e-mails op met automatisch ingevulde gegevens en bijlagen. Vanuit een travelplan verstuur je direct offertes, facturen en reisdocumenten, inclusief betaallinks. Verzonden e-mails zijn zichtbaar voor collega's met de juiste rechten, en uitgestelde verzending is mogelijk.
“Met de Workflow Managementfunctie kun je al die taken in één keer aanmaken.”
Workflow Management
Er moet veel gebeuren, wanneer de klant boekt. Denk aan reisbescheiden en facturen verzenden, bestellingen plaatsen, aanbetalingen checken, tickets printen, etc.
Met de workflow managementfunctie kun je al die taken in één keer aanmaken, bijvoorbeeld op basis van de vertrekdatum.Stel je voor dat zes weken voor vertrek net op een zondag valt. Je kunt dan bepalen of dit naar de maandag of de vrijdag ervoor verplaatst moet worden.
Elke taak bestaat uit een zichtbaarheidsdatum met deadline. Taken die nog niet relevant zijn, worden daarom ook nog niet getoond in de takenlijst van de gebruiker, maar wel in de contacten cockpit van de klant!
“Alle informatie staat netjes bij elkaar, zodat elke medewerker op ieder moment weet wat de inhoud en status van een boeking is.”
Travelplans & producten
Beheer alles rondom de boeking van je klant op één plek.Of het nu gaat om Product Informatie Management (PIM), het opvoeren van afspraken met je leverancier of hetfactureren aan de klant: alles kan vanuit het Travelplan
Met Travelplans kun je o.a. calculeren, PDF offertes en facturen maken, betaallinkjes aanmaken en versturen en bestelling plaatsen bij je leverancier. Alle informatie staat netjes bij elkaar, zodat elke medewerker op ieder moment weet wat de inhoud en status van een boeking is.
“De bevestiging wordt automatisch in de backoffice verwerkt, zodat je altijd up-todate bent met de status van je bestellingen.”
Bestellingen
Plaats eenvoudig bestellingen bij leveranciers met informatie uit je reisplan, zoals namen van reizigers, kamertypes, verwachte inkoopprijzen en specifieke leveranciersafspraken, zoals 7=6 deals. Dankzij deze integratie wordt het bestelproces veel efficiënter en minder foutgevoelig.
Zodra de bestelling is verstuurd, kan de leverancier deze bevestigen. De bevestiging wordt automatisch in de backoffice verwerkt, zodat je altijd up-to-date bent met de status van je bestellingen.
Fotobeheer (MediaSpirit)
De online mediatheek voor uw afbeeldingenbeheer en - bewerking!
Afbeeldingen en video's vormen een steeds belangrijker onderdeel van marketing, zowel online als offline. Het beheren, opslaan en bewerken, kan zonder een goed fotobeheerprogramma echter een tijdrovende klus zijn.
MediaSpirit is niet alleen handige software om digitale foto’s in te beheren, ordenen en organiseren. Het is ook een heel eenvoudig en intuïtief te bedienen fotobeheerprogramma, waarmee je je afbeeldingen online kunt bewerken. En dankzij de AI tagging functie worden je afbeeldingen automatisch van tags voorzien op basis van de inhoud. Dit maakt het zoeken en categoriseren van afbeeldingen een stuk efficiënter.
“Dit kan met slechts één druk op de knop.”
Facturen maken
De online mediatheek voor uw afbeeldingenbeheer en - bewerking!
Maak eenvoudig facturen aan vanuit de backoffice, waardoor het facturatieproces soepel en efficiënt verloopt. Heb je een offerte verstuurd en wil je deze snel omzetten naar een factuur? Dit kan met slechts één druk op de knop, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook dubbele invoer voorkomt en de kans op fouten minimaliseert.
De aanbetaling en restantbetaling worden automatisch berekend, zodat je altijd zeker bent van de juiste bedragen. Wil je een betaallink meesturen? Geen probleem!
Business Intelligence
TravelSpirit slaat belangrijke data op, zoals omzet en klanten. De BI-oplossing biedt eenvoudige analyses via Google Data Studio met een interactief dashboard, inclusief analyses zoals:
- Conversie per medewerker, bestemming, leverancier of kwartaal;
- Marge per afdeling, kantoor of maandCash Flow prognose, inclusief uitgaven aan kantoorkosten zoals salarissen & overhead;
- Productiviteit & KPI's
Integratie met databronnen zoals Google Analytics biedt snel inzicht in analyses en helpt bij het identificeren van veelbelovende klanten en deals. TravelSpirit werkt samen met Travel Intelligence voor de configuratie.
“Hierdoor kun je snel gepersonaliseerde communicatie opstellen, met automatisch ingevoegde gegevens.”
Documenten
Je kunt per contact eenvoudig bestanden zoals Word- en Excel-documenten opslaan, waardoor belangrijkeinformatie snel toegankelijk is en bijlagen bij e-mails snel kunnen worden toegevoegd.
Daarnaast kun je Word- of Google Docs-brieven aanvullen met gegevens uit het CRM-systeem. Hierdoor kun je snel gepersonaliseerde communicatie opstellen, metautomatisch ingevoegde gegevens zoals namen en adressen. Deze functionaliteit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je correspondentie altijd nauwkeurig en professioneel blijft.
Benieuwd wat TravelSpirit voor jou kan betekenen?
Wij gaan graag met je in gesprek om de mogelijkheden te bespreken om je verder te helpen.
