Jaarafsluiting door de bril van AtotZ Accountants
Een praktische checklist voor een complete en zorgvuldige financiële afsluiting.
De jaarafsluiting vraagt om structuur, controle en een scherp oog voor details. Accountants zien dagelijks waar financiële processen soepel verlopen en waar reisbedrijven risico lopen op fouten of onvolledigheden. Vanuit die praktijkervaring deelt AtotZ Accountants een overzicht van belangrijke aandachtspunten die je helpen om het jaar financieel goed af te ronden. Deze checklist is waardevol voor elk reisbedrijf, ongeacht of je werkt met TravelSpirit, Exact of andere systemen.
1. Banksaldi en bankmutaties
Een betrouwbare administratie begint bij een sluitende bank.
Wat je controleert:
- Sluiten de banksaldi in de administratie aan op de daadwerkelijke banksaldi
- Zijn alle bankmutaties verwerkt
- Zijn vraag- of uitzoekposten opgehelderd en correct geboekt
Een sluitende bank vormt de basis voor alle verdere controles in de jaarafsluiting.
2. Vooruitbetaalde kosten en te betalen posten
Veel reisbedrijven werken met kosten die vooruit worden betaald of juist later binnenkomen. Dit vraagt om een juiste periodetoerekening.
Waar je op let:
- Zijn vooruitbetaalde kosten toegewezen aan het juiste jaar
- Moeten er nog kosten worden opgenomen die bij het oude boekjaar horen
- Lopen reserveringen van voorgaand jaar logisch af
Dit voorkomt dat kosten in het verkeerde jaar worden verantwoord of dat posten onnodig blijven openstaan.
3. Reserveringen en kostprijs van reizen
Hier zit voor veel reisbedrijven een groot deel van de complexiteit.
Belangrijke vragen:
- Zijn alle kosten verantwoord van reizen die al zijn vertrokken
- Moeten er nog inkoopfacturen binnenkomen voor reizen die al hebben plaatsgevonden
- Sluit de (verwachte) kostprijs in de administratie aan op de data uit TravelSpirit of je reserveringssysteem
Een correcte verwerking van de kostprijs zorgt voor betrouwbare marges en een kloppende winstgevendheid per reis.
4. Omzet op vertrekdatum controleren
AtotZ kijkt in de praktijk vooral naar aansluiting tussen systemen en de financiële administratie.
Controlepunten:
- Komt de geboekte omzet in de boekhouding overeen met de omzet per vertrekdatum in TravelSpirit of je reserveringssysteem
- Zijn correcties, annuleringen of herboekingen goed doorgevoerd
Deze controles voorkomen verschillen die pas tijdens de accountantscontrole zichtbaar worden.
5. Uren en overige werkzaamheden
Naast reizen worden vaak ook werkzaamheden, adviesuren of andere diensten geleverd.
Vragen om te beantwoorden:
- Zijn alle uren gefactureerd
- Zijn openstaande werkzaamheden geïnventariseerd en verwerkt
- Moeten nog bedragen worden opgenomen als onderhanden werk
Hier gaat regelmatig iets mis, vooral bij bedrijven met zowel reizen als aanvullende diensten.
6. Afschrijvingen en vaste activa
Te controleren:
- Zijn afschrijvingen volledig geboekt voor het hele jaar
- Sluit de activastaat aan op de balans
Eenvoudig, maar cruciaal voor een volledige jaarafsluiting.
7. Loonadministratie
Ook de loonadministratie moet volledig en correct verwerkt zijn.
Controlepunten:
- Zijn alle loonjournaalposten geboekt
- Sluit het nettoloon aan
- Komt de balanspost voor loonheffing overeen met de aangiften
8. Perioden en jaar afsluiten
Tot slot
- Zijn alle perioden afgesloten
- Is het boekjaar geblokkeerd zodra alles gecontroleerd is
Dit voorkomt dat er na afronding alsnog mutaties worden geboekt.
Een checklist met jaren aan praktijkervaring
De aandachtspunten hierboven zijn gebaseerd op de dagelijkse accountantspraktijk van AtotZ Accountants en sluiten aan bij situaties die zij vaak tegenkomen bij reisbedrijven. Of je nu werkt met TravelSpirit, een koppeling met Exact of een andere administratieve combinatie, deze checklist helpt om je jaarafsluiting gestructureerd en volledig uit te voeren.
Online demo: Jaarafsluiting door de bril van AtotZ Accountants
Wil je verdieping en praktische uitleg per onderdeel, of heb je specifieke vragen over jouw situatie, dan ben je welkom bij de online sessie op 16 december.
Tijdens deze demo deelt AtotZ Accountants concrete voorbeelden uit de praktijk en kun je al je vragen stellen.
Wil je op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen?
Schrijf je dan hieronder in voor onze e-mail updates
