Tips en tricks voor de jaarafsluiting in TravelSpirit

De jaarafsluiting vraagt om overzicht en nauwkeurigheid. In TravelSpirit kun je veel onderdelen slim en efficiënt afronden. Hieronder vind je de belangrijkste hoofdonderdelen, met de bijbehorende stappen eronder. Dit overzicht kun je direct gebruiken als checklist binnen je eigen proces.

1. Afsluiten debiteuren administratie

Een goed afgeronde debiteurenadministratie zorgt voor correcte omzetcijfers en een kloppend totaaloverzicht.

Wat je hierbij doet:

• Payment reminders sturen om nog openstaande bedragen te innen
• Betalingen toevoegen of bijwerken zodat alle transacties correct verwerkt zijn
• Exporteren van alle verkoopgegevens naar je accounting software

Door deze checks zorg je dat zowel interne rapportages als externe verantwoordingen kloppend zijn.

2. Afsluiten crediteuren administratie

Ook de inkoopkant moet goed worden afgesloten om tot een volledig financieel beeld te komen.

Wat je hierbij doet:

• Inkoopverplichtingen boeken of afboeken zodat openstaande verplichtingen actueel zijn
• Inkoopfacturen exporteren zodat alle kosten goed worden meegenomen in de jaaradministratie

Met een correcte crediteuren afsluiting voorkom je dat kosten onterecht worden doorgeschoven naar het nieuwe jaar.

3. TravelPlans afsluiten

Het afsluiten van TravelPlans voorkomt dat gegevens na de jaarwisseling nog wijzigen en zorgt voor betrouwbare rapportages.

Wat je hierbij doet:

• TravelPlans afsluiten via Travelplan lock (per stuk of in batch) zodat dossiers definitief worden
• Test TravelPlans opruimen zodat rapportages schoon blijven
• Aanvragen die niet doorgaan naar NotBooked verplaatsen zodat je pipeline klopt

Een nette afronding van alle dossiers maakt het nieuwe jaar overzichtelijk en voorkomt fouten in rapportages.

4. SGR en CFR rapportage

Voor reisbedrijven die rapportages moeten aanleveren aan SGR en CFR biedt TravelSpirit handige hulpmiddelen.

Wat je hierbij doet:

• Gebruik de Orderline lijst en filter op boekdatum, status en product om de juiste gegevens te verzamelen
• Controleer omzet op bestemming
• Haal aanvullende inzichten op via de Profitability Tool of via extra velden in CSV rapportages

Deze informatie helpt je om je verantwoording compleet, nauwkeurig en snel aan te leveren.

5. Opruimen

Het einde van het jaar is hét moment om je TravelSpirit omgeving netjes op te schonen. Dit maakt je systeem overzichtelijker en fijner om mee te werken.

Wat je hierbij doet:

• Producten deactiveren die niet meer gebruikt worden
• Templates deactiveren zodat alleen actuele Templates boekbaar blijven
• Labels opschonen via batch delete, zoals contactlabels en emaillabels
• IMAP imports van voormalige medewerkers verwijderen
• Opgeslagen filters nalopen en verwijderen of opschonen

Een opgeruimde omgeving voorkomt verwarring en zorgt dat collega's het nieuwe jaar met een frisse basis starten.