logo

De overwegingsfase in de Customer Journey

In deze fase van de Customer Journey zal de potentiële reiziger inventariseren, offertes aanvragen en afwegingen maken. Een adequate opvolging van e-mails en telefoongesprekken is van essentieel belang. Een gelikte (digitale) offerte op maat, verhoogt de conversie kansen.

Inkoop kostprijzen

Van inkoop in vreemde valuta tot verkoop in Euro's

In TravelSpirit kun je voor incidentele producten de kostprijs zelf invoeren, en voor producten die vaker verkocht worden, deze automatisch laten uitrekenen.

Aan de hand van het simpelweg invoeren van prijzen, zoals je ze van de leverancier ontvangt, en het opgeven van specials die van toepassing zijn, kan de verkoopprijs worden uitgerekend.

De vaste koers of dagkoers wordt gebruikt om de prijs om te rekenen naar Euro's.

Per product, template of sub-product, kan de marge of opslag worden bepaald.

Mocht het hotel allerlei specials toepassen (7=6, vroegboekkorting, schoonmaakkosten, toeristenbelastingen, etc..), dan rekent deze module die gewoon mee.

Er kan met van alles rekening worden gehouden, zoals: weekendtoeslagen, korting voor ouderen, korting bij meer nachten en toeslag voor feestdagen per land of regio.

Meer over Inkoop kostprijzen

MediaSpirit fotobeheerprogramma en mediatheek

Meer over MediaSpirit

Online Offerte

Unieke presentatie van de reisofferte

Met de TravelSpirit BackOffice en/of de Visual Tour Builder maak je reisplannen voor de klant op een intuïtieve en gemakkelijke manier.

Je kunt het reisplan aan de klant op traditionele wijze presenteren als PDF, maar ook als gepersonaliseerde website! Benut mogelijkheden die het internet biedt, zoals van het tonen van video's!

De webdesigner bepaalt hoe de (mini)website eruit ziet, dus geen vaste templates! Kies een uitstraling die past bij je bedrijf. Elke wijziging in het reisplan is direct zichtbaar in een ander browser-window. Nog even wat teksten fine-tunen? Dat kan live in de offerte!

Meer over Online Offerte

Telefoonkoppeling (VOIP)

Meldt wie belt!

Het is mogelijk om TravelSpirit te koppelen met de bedrijfsVOIP telefooncentrale. Al voordat de telefoon wordt opgenomen, zie je op het scherm welk contact het betreft en klik je snel door naar de contactencockpit. Aldaar vind je bijvoorbeeld het laatste e-mailcontact met de klant, de reis die hij gaat maken, of het een repeater betreft, etc..

De meest uitgebreide koppeling is met WeCloudIT. Bij deze aanbieder is het zelfs mogelijk om gesprekken terug te luisteren vanaf de gesprekkenlijst, een binnenkomend gesprek automatisch te verbinden aan de juiste verkoper, of direct een klant te bellen zonder het nummer opnieuw te hoeven intoetsen.

Meer over Telefoonkoppeling

Travelplan BackOffice module

Voorkom dubbele invoer met de Travelplan module

De Travelplan BackOffice module stelt je in staat om reisplannen samen te stellen. Dit kan op basis van: bouwstenen, complete voorbeeldreizen, losse elementen (auto, hotel, excursie) of combinaties hiervan.

Per regel kun je aangeven of dit voor alle reizigers of enkele reizigers geldt. De prijs wordt per reiziger uitgerekend. In combinatie met andere modules, zoals de kostprijsberekening of verzekeringenmodule, kun je het gehele proces automatiseren.

Een Travelplan kan één of meerdere statussen bevatten, b.v. 'offerte', 'geboekt' of 'niet geboekt'. Het wijzigen van de status is voldoende om de volgende fase in te gaan, wanneer een klant aangeeft de reis te willen boeken. De boekingsbevestiging of factuur komt er dan uit rollen i.p.v. de offerte. Het welbekende, vervelende opnieuw moeten invoeren van namen, reisdata en andere info., behoort zo tot het verleden.

Een upgrade met de Visual Tour Builder (VTB) is zeker een aanrader, wanneer je veel uitgebreide offertes op maat samenstelt. De VTB kan de offerte ook als interactieve website aan de reizigers presenteren.

De mogelijkheden zijn te uitgebreid om hier allemaal op te sommen. In een vrijblijvende, persoonlijke demo laten wij je graag meer zien.

Meer over Travelplan

Visual Tour Builder travel management systeem

Meer over Visual Tour Builder

Agenda module

Afspraken met je relaties

Deze module is vooral bedoeld voor het vastleggen van nieuwe afspraken met je klanten en leveranciers. Deze worden samen met de voorbije afspraken, getoond in een speciaal blokje in de CRM contacten cockpit.

Er kan (optioneel) worden uitgebreid met uitnodigingen, wanneer je speciale events organiseert, zoals klanten informatie avonden. Het contact kan dan aangeven of deze alleen komt of met partner en b.v. aanschuift bij de lunch.

Meer over Agenda

Allotment en stopsales

Met deze module kun je per hotel en kamertype het allotment bijhouden, inclusief datum release.

In een overzichtelijke cockpit zie je alle toekomstige allotments, alsmede in hoevere die ook zijn benut. Boekingen die nog geen gebruik maken van het allotment worden ook aangegeven.

Bij het aanmaken van een Travelplan geeft het system een melding, wanneer er een allotment beschikbaar is.

Geeft het hotel een stop-sales door, dan kan dat ook in het systeem worden ingevoerd.

Meer over Allotment en Stopsales

TravelSpirit Basis systeem

Een solide fundament voor uw automatisering

Elke TravelSpirit omgeving wordt ingericht en gehost op uiterst moderne en snelle servers. De gegevens en de databases worden dagelijks gebackuped en goed beveiligd.

Door middel van gebruikersgroepen kan de manager overal in het systeem, maar kan bijvoorbeeld de staigiar beperkt informatie opvragen en geen klanten verwijderen.

Voor extra veiligheid werken we o.a. met VPN, IP Whitelisting en Two-factor authenticatie.

Meer over Basis

Beddenbanken

De TravelSpirit BackOffice en de Visual Tour Builder hebben beiden koppelingen met een reeks beddenbanken. De meesten daarvan werken via de technische koppeling van Anixe.

Je zou bv. in de VTB kunnen zoeken op alle hotels met vijf sterren in een bepaalde plaats of binnen een straal van tien kilometer ten opzichte van een bepaald punt.

Alleen de accommodaties die in de gekozen periode beschikbaar zijn, worden getoond met kamerprijzen.

Afhankelijk van de afspraken die je hebt met een beddenbank, kunnen ook foto's, kenmerken en teksten in bv. de online offerte worden gebruikt.

Last but not least zal TravelSpirit een boeking automatisch doorgeven aan de beddenbank!

Meer over Beddenbanken

Business Intelligence (BI)

Vanuit TravelSpirit is het mogelijk om allerlei rapportages 'on the fly' uit te draaien en met bv. Excel te analyseren of visualiseren.

Met zogenoemde Business Intelligence (BI) Software zijn deze processen te automatiseren en staan alle gegevens en grafiekjes 's morgens voor je klaar. Denk aan omzet per medewerker, bestemming, conversie binnen een bepaalde doelgroep, etc...

Met tools als Datastudio en Power BI kun je ook andere databronnen inladen, zoals de website statistieken, en dezen gebruiken in combinatie met de data uit TravelSpirit.

Meer over BI

Chat mogelijkheid op de website

Chat met je website bezoeker en lees dit terug in het CRM

De chatmodule van TravelSpirit werkt nauw samen met Social Intents. De bezoeker kan op de website een chatgesprek initiëren door middel van een button. Via Slack of Microsoft Teams kun je zowel mobiel, als op de desktop, met de bezoeker chatten.

De chat geschiedenis wordt in een nieuw blokje getoond in de CRM contacten cockpit.

Meer over Chat

Co2 Footprint

TravelSpirit heeft een koppeling met Atmosfair dat, aan de hand van de vluchtgegevens,

de Co2 uitstoot en het te compenseren bedrag kan berekenen.

De gegevens worden opgeslagen in het Travelplan, zodat ze op bv. de factuur of offerte aan de reizigers kunnen worden getoond.

Meer over Co2 Footprint

Travel CRM software

De travel CRM software van TravelSpirit is volledig toegespitst op de reisbranche.

Je kunt b.v. interesses van reizigers bijhouden in bijvoorbeeld luxe, avontuurlijke of sportieve reizen, en relatielabels typeren. Denk daarbij aan 'repeater', 'vip' of 'timewaster'.

Je kunt ook onderlinge relaties vastleggen, zoals: 'medereiziger', 'partner', 'travelagent' of 'thuisblijver'. Desgewenst kun je gebeurtenissen registeren in het logboek.

Met het bewaren van reisvoorkeuren per afzonderlijke reiziger, wordt de kans vergroot dat de deze een repeater wordt.

De CRM module werkt goed samen met andere modules, zoals de koppeling met VOIP, de

E-mail module, Spotler en Trustpilot. Hiermee worden je pre - en aftersales nog krachtiger!

Meer over CRM

Documenten module

Documenten per contact

Met deze module kun je per contact bestanden opslaan. (b.v. Word, Excel..)

De bestanden zijn daardoor snel voorhanden en als bijlage aan mail toe te voegen.

Daarnaast is het mogelijk om Word of Google Docs brieven te completeren met gegevens uit het CRM.

Meer over Documenten

Groepsreizen

Voor de reisspecialist die (ook) groepsreizen aanbiedt, heeft TravelSpirit een aantal interessante modules.

Voor groepsreizen van één club, bv. de duikvereniging, kan een Travelplan worden gemaakt met alle deelnemers. Dit kan door middel van NoNames, zolang de namen nog niet bekend zijn, en het exacte aantal nog niet bekend is. De vereniging kan een Excelbestand met namen aanleveren, dat geïmporteerd kan worden, of gebruik kan maken van het online boekingsformulier. De personen kunnen in kamers ingedeeld worden en het systeem "spuugt" allerlei overzichten uit, zoals deelnemerslijsten, kamerlijsten of een ophaallijst voor de buschauffeur.

Dan zijn er natuurlijk ook groepsreizen, waarop deelnemers zich individueel kunnen inschrijven. Vaak is dit op één of meerdere, vaste vertrekdata. In TravelSpirit kun je bijhouden wat de kosten zijn, de allotment per reis of element is, en kun je zien hoeveel deelnemers zich al hebben ingeschreven.

In combinatie met de Single Point of Entry module, kunnen deze gegevens doorgegeven worden aan de website. Per reis kan daar worden getoond of die met zekerheid doorgaat, of dat er nog te weinig inschrijvingen voor zijn. Een boeking aannemen en verwerken vanaf de website, kan ook!

Meer over Groepsreizen

TravelSpirit binnenkomende E-mails

TravelSpirit maakt digitaal samenwerken transparant, efficiënt en snel

In de reisbranche is het meer regel dan uitzondering dat medewerkers part-time werken.

In TravelSpirit kunnen de mails van meerdere medewerkers samenkomen in een mailbox, zodat collega's de werkzaamheden makkelijk kunnen voortzetten.

De tijd van continu mails naar mapjes slepen of aan elkaar doorsturen, is verleden tijd. Met de TravelSpirit e-mail modules werk je gemakkelijk samen. Dit kan door mails aan elkaar toe te wijzen, alleen ter informatie te markeren of een prioriteit te geven, waarop de inbox afgehandeld dient te worden.

Aan de hand van zelf in te stellen criteria kunnen diverse acties automatisch uitgevoerd worden, van het toekennen van het label 'offerte aanvraag' tot en met het automatisch archiveren van nieuwsbrieven.

Meer over Inlezen E-mails

E-mails versturen met TravelSpirit

Opstellen e-mails gemakkelijker met templates

Vanuit de contacten cockpit kun je een e-mail opstellen, waarbij bepaalde gegevens (b.v. paspoortnummer) automatisch ingevuld worden. Ook belangrijke bijlagen, zoals de algemene voorwaarden, worden toegevoegd.

Vanuit een Travelplan kun je de de offerte, factuur en reisbescheiden direct mailen, desgewenst met een betaallink. De verzonden mails zijn voor collega's met de juiste rechten direct zichtbaar in de contactencockpit.

Werk je een keer door tot in de late uurtjes en heb je liever dat de klant dit niet ziet, dan kun je de mails uitgesteld versturen.

Meer over Verzenden E-mails

Kantoren en Afdelingen

Beschikt je bedrijf over meerdere kantoren, afdelingen, labels of handelsnamen?

Met TravelSpirit is het mogelijk om dit vanuit één omgeving te administreren.

Op basis van de afdeling kan bepaald worden welke uitstraling de offerte krijgt, of naar welke grootboeknummers de omzet geboekt moet worden.

In combinatie met de Taken module is het mogelijk om taken aan een afdeling toe te wijzen en bv. op de dag zelf pas te verdelen onder de medewerkers.

Meer over Kantoren

Maps

Maps en routebeschrijvingen

Verrijk de offerte of reisbescheiden met één of meerdere kaartjes van Google Maps of Open streetview.

Per product (hotel, excursie, etc...) wordt het met deze uitbreiding mogelijk om de locatie te pinpointen. De latitude en longitude worden gebruikt om op de output een routekaart of locatiekaartje te tonen.

Optioneel kan er ook een Google routebeschrijving worden toegevoegd aan de reisbescheiden. Bij de Visual Tour Builder zijn deze mogelijkheden standaard al inbegrepen en kan er zelfs een interactieve kaart worden gebruikt.

Meer over Maps

Meertalig - multilingual - mehrsprachig - બહુભાષી

Het TravelSpirit systeem is in het Nederlands en Engels beschikbaar, en beschikt over een spellingschecker in verschillende talen.

Daarnaast is het ook mogelijk om bv. facturen of offertes in een andere taal naar de klant te sturen. Per contact of Travelplan kan de gewenste taal worden ingesteld.

We hebben ook ervaring met het arabische en cyrillische schrift, alsmede diverse uit het Aziatisch continent afkomstige schriften.

Meer over Meertalig

E-mail marketing voor de reisbranche

Gerichte online marketing campagnes

Met de nieuwsbrief mogelijkheden van TravelSpirit kun je (potentiële) klanten gericht mailen. Je stuurt b.v. de nieuwsbrief over die hele luxe reis aan alleen diegenen die het label

'Big spender' hebben, i.p.v. naar het hele bestand

In de CRM Contacten cockpit zie je direct of de klant die je aan de telefoon hebt, is aangemeld voor de nieuwsbrief. Mocht dit niet het geval zijn, dan kun je de klant aanbieden de aanmelding alsnog (zelf) uit te voeren. Het aantal aanmelden zal hierdoor flink stijgen.

Er zijn nog veel meer mogelijkheden, wanneer je gebruik maakt van b.v. Spotler. Zo zie je welke nieuwsbrieven het contact geopend heeft, of kun je klanten die b.v. net geboekt hebben, uitsluiten van aanbiedingen.

Meer over Nieuwsbrief

Passolution

Alle reisinformatie op een rijtje

Veel reisorganisties zijn, conform de nieuwe Europese regels, verplicht om reizigers te informeren over belangrijke zaken die hun reis aangaan.

TravelSpirit haalt deze informatie, per combinatie van nationaliteit en bestemming, bij Passolution op en plaatst deze automatisch achter de factuur of reisbescheiden.

Denk hierbij aan visumgerelateerde informatie, inentingen en veiligheidswaarschuwingen.

Meer over Passolution

Planboard

Alle boekingen overzichtelijk in beeld

De boekingen kunnen overzichtelijk worden weergegeven in het planboard, wanneer je zelf accommodaties of bv. fietsen verhuurt. Het planboard is direct verbonden met de backoffice en optioneel ook met de agenda van de eigenaar. Dus... altijd up-to-date!

Geeft de eigenaar door dat hij een aantal weken zelf in de woning verblijft, dan kun je deze periode gemakkelijk blokkeren, vanuit het planboard.

Het stadium waarin de boeking zich in bevindt, wordt door middel van unieke kleuren weergeven, bv. bij een optionele boeking. Betreft het een wisseldag, dan wordt die dag bv. 'rood' weergeven, zodat deze woning eerder schoongemaakt kan worden.

Er is een koppeling mogelijk met de website, zodat de bezoekers in een kalender kunnen zien, wanneer de woning beschikbaar is.

Meer over Planboard

Reporting

Meten is weten

Het CRM/BackOffice systeem van TravelSpirit bewaart veel gegevens, zoals: contactmomenten, offertes, boekingen, marges, betalingen, etc.

Je kunt deze gegevens exporteren naar Excel of PDF door middel van de geavanceerde reportingtools. Bij de TravelSpirit module worden al een paar voorbeeld rapportages geleverd (b.v. een Margeoverzicht). In de lijsten kun je de gegevens filteren en doorsturen naar de raport generator. Met wat technische kennis kun je desgewenst eigen rapportages toevoegen.

Het is ook mogelijk om 's morgens een raport in je e-mail te ontvangen, of te koppelen met BI Software, zie Business Inteligence (BI) module

Meer over Reporting

Taken module

Alle taken van de medewerkers centraal

Vaak worden de inbox en de agenda als takenlijst gebruikt, met daarnaast soms nog Post-It's op het scherm. Veel taken in de reisbranche zijn pas relevant tegen de tijd dat de klant bijna op reis gaat. Je houdt overzicht over de actuele taken door middel van een zichtbaarheidsdatum met deadline. Dat creëert algemeen overzicht en rust voor de medewerkers.

De inbox hou je leeg door mails direct te beantwoorden, of door er een taak aan te hangen met een label. Je houdt de taken op deze manier centraal en kan de werkzaamheden per taak taak en type uitvoeren.

Taken zijn gekoppeld aan een afdeling, aan één- of meerdere personen, of aan niemand, zodat je op de dag zelf bepaalt wie ze gaan uitvoeren. Is een collega ziek of druk, dan kun je gemakkelijk taken van elkaar overnemen.

Je kunt deze module uitbreiden met de workflow module.

Meer over Taken

TrustPilot reviews

Zie direct hoe de klant u waardeert

Je kunt de klant vanuit de contacten cockpit uitnodigen om je bedrijf of diensten te waarderen met TrustPilot.

Bij het openen van de cockpit zie je het aantal TrustPilot sterren direct in beeld en kun je teruglezen wat de klant heeft geschreven. In combinatie met andere modules, zoals de telefoonkoppeling, kun je dus accuraat inspelen op hetgeen je ter plekke voor je hebt.

Meer over Trustpilot

Whooz

De Nederlandse samenleving is continu in beweging. Om het meest nauwkeurige beeld te blijven schetsen van de Nederlandse consument lanceerde Whooz in 2019 een compleet nieuwe generatie van hun segmentatie.

De segmentatie is ontworpen om alle ruim 7,8 miljoen huishoudens in Nederland te identificeren en te classificeren. De huishoudens zijn gesegmenteerd in 59 subsegmenten, die zijn samengevoegd in 11 segmenten. Het resultaat is een classificatie die een duidelijk beeld schetst van de Nederlandse consumenten voor wat betreft hun sociodemografie, levensstijl, cultuur en (koop)gedrag. Dit geeft je het meest nauwkeurige inzicht in de Nederlandse consument van de 21e eeuw

TravelSpirit CRM koppelt met Whooz, zodat aan de hand van de postcode en het huisnummer de segmentatie als labels wordt opgeslagen.

Meer over Whooz

Taken Workflow

Creëer meerdere taken in één keer op basis van de reis

Er moet veel gebeuren, wanneer de klant boekt. Denk aan reisbescheiden en facturen verzenden, bestellingen plaatsen, aanbetalingen checken, tickets printen, etc..

Deze module maakt al die taken in één keer aan, bijvoorbeeld op basis van de vertrekdatum.

Stel je voor dat zes weken voor vertrek net op een zondag valt. Je kunt dan bepalen of dit naar de maandag of de vrijdag ervoor verplaatst moet worden.

Net als bij de taken module, bestaat een taak uit een zichtbaarheidsdatum met deadline. Taken die nog niet relevant zijn, worden daarom ook nog niet getoond in de takenlijst van de gebruiker, maar wel in de contacten cockpit van de klant!

Voor deze module is de aanschaf van de taken module noodzakelijk.

Meer over Workflow